12 kroków do organizacji skutecznych przetargów transportowych
Przewodnik dla menedżerów logistyki
Organizacja przetargu transportowego to jedno z ważniejszych zadań w zespole logistyki. Od wyników i decyzji podjętych w czasie tego procesy zależą nie tylko koszty, ale także jakość i niezawodność całego łańcucha dostaw. W czasach dynamicznych zmian rynkowych, presji na efektywność i rosnących oczekiwań klientów, konieczność wyboru odpowiednich partnerów transportowych staje się coraz bardziej strategiczna.
Dobrze przygotowany przetarg transportowy pozwala na porównanie ofert w sposób obiektywny, transparentny i zgodny z celami operacyjnymi firmy. Wbrew pozorom, przetarg to nie tylko formalność czy obowiązek „bo zakupy muszą” – to szansa na realną poprawę jakości obsługi i optymalizację procesów.
Starałem się zebrać doświadczenia i dobre praktyki z projektów przetargowych realizowanych w różnych branżach. Skupiłem się na konkretach: co warto zrobić krok po kroku, jakie elementy są kluczowe, a które często są pomijane.
Jeśli jesteś odpowiedzialny za zakupy usług transportowych albo chcesz uporządkować swój proces wyboru przewoźników na pewno znajdziesz przydatne wskazówki. Ten wpis może być też źródłem inspiracji, ale i praktycznym narzędziem do wdrożenia.
- Zdefiniuj zakres i cel przetargu
Przed uruchomieniem przetargu warto zastanowić się nad celem i założeniami? Czy szukasz nowego operatora, optymalizacji kosztów czy dywersyfikacji partnerów transportowych? Warto zdefiniować:
- jakie są rodzaje tras (FTL, LTL, krajowe, międzynarodowe),
- historyczne wolumeny i sezonowość zleceń,
- szczególne wymagania dla poszczególnych tras (np. ADR, kontrola temperatury),
- dokonaj analizy obecnych dostawców i poziom zadowolenia z ich usług.
- Przygotuj dokumentację i wymagania dla oferentów
Zbierz wszystkie kluczowe informacje, które powinien otrzymać oferent:
- opis wymagań operacyjnych i logistycznych,
- harmonogram przetargu,
- wymagania formalne (np. licencje, certyfikaty, ubezpieczenia),
- formularze ofertowe i kryteria oceny ofert.
Dobrze przygotowana dokumentacja skraca czas oceny i minimalizuje nieporozumienia. Pozwoli także od razu wyeliminować oferentów którzy nie spełniają wymogów przetargu.
- Opublikuj zapytanie ofertowe i poinformuj rynek
W zależności od skali przetargu możesz opublikować ogłoszenie:
- na stronie internetowej firmy,
- na platformie zakupowej,
- poprzez bezpośredni kontakt z przewoźnikami (mailing, LinkedIn, polecenia).
Kluczowe jest zachowanie równych szans dostępu do informacji i spójna komunikacja.
- Zorganizuj sesję pytań i odpowiedzi (Q&A)
Pozwól oferentom zadać pytania przed złożeniem ofert. Może to być:
- spotkanie online dedykowane dla każdej z firm lub spotkanie wspólne dla wszystkich firm
- skrzynka mailowa do zadawania pytań udostępniona wszystkim uczestnikom.
To etap, który ogranicza ryzyko błędnych interpretacji i zwiększa jakość składanych ofert.
- Zadbaj o transparentny proces składania ofert
Określ jasny sposób i termin składania ofert:
- poprzez dedykowaną platformę,
- e-mailem z określonymi wymaganiami co do formatów plików,
- fizycznie (rzadziej stosowane).
Wymuś ujednolicenie danych, np. w formularzu Excel, aby ułatwić porównanie.
- Przeprowadź preselekcję ofert pod kątem formalnym
Na tym etapie sprawdzasz:
- kompletność dokumentów,
- zgodność z wymaganiami formalnymi,
- ważność licencji i ubezpieczeń,
- brak podstaw do wykluczenia oferenta.
Odrzucenie niekompletnych lub niekwalifikujących się ofert oszczędza czas w dalszym procesie.
- Dokonaj oceny jakościowej i operacyjnej przewoźników
Dla ofert, które spełniły wymogi formalne, przeprowadź ocenę operacyjną. Weź pod uwagę:
- dostępność taboru i floty zapasowej,
- jakość systemów raportowania i monitoringu,
- procedury reklamacyjne,
- elastyczność operacyjną,
- doświadczenie na podobnych trasach.
Możesz przyjąć system punktowy dla każdego z kryteriów, z przypisanymi wagami dla poszczególnych obszarów.
- Zrealizuj analizę finansową i porównanie kosztów
Analiza finansowa powinna uwzględniać:
- stawki jednostkowe (km, paleta, zlecenie),
- koszty dodatkowe (np. postoje, awizacje, nietypowe godziny),
- warunki płatności,
- możliwość dodatkowych upustów i rabatów
Na tym etapie warto przeliczyć oferty na przykładowym a najlepiej historycznym wolumenie.
- Zbierz dodatkowe informacje od wybranych oferentów
W przypadku niejasności możesz poprosić o doprecyzowanie:
- akceptacja umowy,
- warunków technicznych,
- zapisów w formularzach ofertowych,
- szczegółów dot. obsługi konkretnych kierunków
Wszystkie dodatkowe informacje powinny być dokumentowane (tzw minutki) i nie mogą istotnie zmieniać pierwotnej oferty.
- Potwierdź warunki umowy i ustal zasady współpracy operacyjnej
Po wyborze przewoźnika podpisz umowę ramową i ustal:
- proces zgłaszania zleceń,
- zasady komunikacji operacyjnej,
- sposób raportowania i monitorowania jakości,
- harmonogramy spotkań kontrolnych.
Dobrą praktyką jest organizacja spotkania wdrożeniowego z zespołami obu stron.
- Przeprowadź końcową selekcję i negocjacje
Po ocenie formalnej, technicznej i finansowej możesz przejść do negocjacji:
- potwierdzenie warunków współpracy,
- doprecyzowanie KPI,
- klauzule umowne (np. bonus-malus, SLA).
Negocjacje warto prowadzić w obecności zespołu operacyjnego i prawnego.
- Monitoruj jakość usług i realizację uzgodnionych KPI
Przetarg to nie koniec procesu. Kluczowe jest:
- cykliczne raportowanie wyników (np. terminowość, reklamacje),
- spotkania operacyjne (miesięczne lub kwartalne),
- analiza SLA i ewentualne korekty współpracy,
- ocena rentowności i zgodności z umową.
Dobry przetarg transportowy, czyli jaki?
Dobrze przeprowadzony przetarg to taki, który przekłada się na stabilną, przewidywalną jakość usług w trakcie współpracy. Czasem trudno odpowiedzieć na to pytanie tuż po zakończonym procesie.
Mam nadzieję, że te wskazówki i kluczowe etapy przetargu transportowego okażą się pomocne zarówno dla osób po raz pierwszy odpowiedzialnych za proces przetargowy, jak i dla doświadczonych menedżerów logistyki, którzy chcą uporządkować swoje działania i nadać im jeszcze bardziej profesjonalny wymiar.
Pamiętajmy, że skuteczny przetarg to nie tylko oszczędność kosztów, ale przede wszystkim długoterminowa jakość, transparentność i partnerstwo.
Jeśli chcesz otrzymać szablon formularza ofertowego, arkusz porównawczy w Excelu lub masz pytania związane z wdrożeniem procesu przetargowego w Twojej organizacji – napisz do mnie. Chętnie się podzielę doświadczeniem i materiałami, które ułatwią Ci ten proces.