Efektywne spotkania. 6 zasad Elona Muska, które pomagają odzyskać czas

Masz za sobą cały dzień pracy. Kalendarz był wypełniony od rana do popołudnia. Sześć spotkań, kilkadziesiąt wiadomości, kilka szybkich telefonów i mnóstwo drobnych tematów.

Wieczorem pojawia się jednak niewygodne pytanie: co tak naprawdę udało mi się dzisiaj zrobić?

To jeden z największych paradoksów współczesnej pracy. Możemy być bardzo zajęci, a jednocześnie mieć niewiele czasu na zadania, które rzeczywiście wymagają skupienia, analizy i podejmowania ważnych decyzji.

Jednym z głównych “winowajców” jest liczba spotkań.

Elon Musk przedstawił kiedyś swoim pracownikom kilka bardzo prostych, momentami radykalnych zasad dotyczących komunikacji i organizacji pracy. Nie trzeba być jego fanem ani kopiować stylu zarządzania Tesli czy SpaceX.

Warto jednak przyjrzeć się tym zasadom z perspektywy efektywności osobistej i zarządzania własnym czasem.

Efektywność osobista nie oznacza robienia więcej

Produktywność bardzo łatwo pomylić z aktywnością.

Duża liczba spotkań daje poczucie intensywnego dnia. Długa lista wykonanych drobnych zadań również wygląda dobrze. Problem pojawia się wtedy, kiedy pod koniec tygodnia najważniejsze projekty prawie nie posunęły się do przodu.

Dlatego jednym z fundamentów efektywności osobistej jest selekcja.

Nie tylko:

„Co powinienem zrobić?”

Ale również:

„Czego nie powinienem robić?”

To bardzo dobrze współgra z ideą Deep Work Cala Newporta. Praca wymagająca skupienia potrzebuje nie tylko koncentracji, ale przede wszystkim miejsca w kalendarzu.

Jeżeli każda godzina została wcześniej sprzedana spotkaniom, wiadomościom i drobnym zadaniom, trudno oczekiwać dużych efektów.

Efektywność zaczyna się nie od szybszego wykonywania zadań, ale od świadomego eliminowania tego, co nie wnosi wystarczającej wartości.

1. Unikaj dużych spotkań

Pierwsza zasada Muska jest prosta: ograniczaj duże spotkania.

Nie oznacza to oczywiście, że każde spotkanie z większą liczbą osób jest niepotrzebne. Są sytuacje, w których większa grupa rzeczywiście powinna uczestniczyć w dyskusji.

Problemem jest zapraszanie ludzi „na wszelki wypadek”.

W efekcie w spotkaniu uczestniczy 15 osób, ale aktywnie wypowiadają się cztery.

Pozostali:

• odpowiadają na e-maile,
• wykonują inne zadania,
• słuchają tylko części rozmowy,
• czekają na fragment, który ich dotyczy.

To bardzo kosztowny rodzaj multitaskingu.

Wyobraź sobie godzinne spotkanie z 12 osobami. Organizacyjnie kosztuje ono nie godzinę, ale 12 roboczogodzin.

Jeżeli realnie potrzebnych było sześć osób, sześć godzin właśnie zostało wykorzystanych bez większej wartości.

Z perspektywy własnej efektywności warto więc przed przyjęciem zaproszenia odpowiedzieć na trzy pytania:

• Czy będę podejmował decyzję?
• Czy moja wiedza jest potrzebna do rozwiązania problemu?
• Czy moja obecność jest niezbędna przez całe spotkanie?

Jeżeli odpowiedź na wszystkie trzy pytania brzmi „nie”, zastanów się, czy naprawdę musisz tam być.

2. Regularnie usuwaj spotkania cykliczne

Najbardziej niebezpieczne spotkania to często nie te jednorazowe.

To spotkania cykliczne.

Weekly.

Monthly.

Status.

Review.

Alignment.

Raz wpisane do kalendarza zaczynają żyć własnym życiem.

Po kilku miesiącach nikt już nie pamięta, dlaczego spotkanie pierwotnie powstało. Wiadomo jedynie, że „zawsze mamy je w środę”.

To dobry moment na prosty audyt.

Raz na miesiąc lub kwartał przejrzyj swoje spotkania cykliczne i zapytaj:

1. Czy problem, dla którego powstało spotkanie, nadal istnieje?
2. Czy spotkanie nadal prowadzi do konkretnych decyzji?
3. Czy musi odbywać się co tydzień?
4. Czy może trwać 30 minut zamiast godziny?
5. Czy informację można przekazać asynchronicznie?

W praktyce zmiana spotkania cotygodniowego na spotkanie raz na dwa tygodnie może odzyskać kilkanaście godzin rocznie.

Usunięcie trzech takich spotkań daje już zauważalną różnicę.

Kalendarz powinien odzwierciedlać Twoje aktualne priorytety, a nie historię zobowiązań, które kiedyś zaakceptowałeś.

3. Jeżeli nic nie wnosisz – wyjdź

To najbardziej kontrowersyjna z zasad Muska.

Jeżeli okazuje się, że nie wnosisz już wartości do spotkania, powinieneś z niego wyjść.

W praktyce oczywiście znaczenie ma kultura organizacyjna oraz sposób komunikacji. Nie chodzi o demonstracyjne opuszczanie rozmowy bez słowa.

Chodzi o coś ważniejszego.

O świadomość wartości własnego czasu.

Można przecież powiedzieć:

„Widzę, że dalsza część mnie już nie dotyczy. Dzięki, wracam do swoich tematów.”

Jeżeli takie zachowanie jest normalne w zespole, wszyscy zyskują.

Załóżmy, że dzięki temu odzyskujesz 30 minut dziennie.

To około 2,5 godziny tygodniowo.

Przy 45 tygodniach pracy daje ponad 110 godzin rocznie.

To prawie trzy pełne tygodnie robocze.

Małe oszczędności czasu, powtarzane codziennie, dają ogromny efekt w skali roku.

4. Używaj prostego języka

Ta zasada wydaje się dotyczyć komunikacji, ale w rzeczywistości jest również zasadą produktywności.

Niejasna komunikacja generuje kolejną komunikację.

Jeżeli wiadomość jest nieprecyzyjna, pojawiają się:

• dodatkowe pytania,
• kolejne e-maile,
• telefony,
• prośby o wyjaśnienie,
• „szybkie spotkanie na 15 minut”.

Dlatego warto upraszczać.

Dobra wiadomość robocza powinna bardzo szybko odpowiadać na kilka pytań:

• Co trzeba zrobić?
• Dlaczego?
• Kto jest odpowiedzialny?
• Do kiedy?
• Jaki rezultat uznamy za właściwy?

Nie chodzi o eliminowanie branżowego języka tam, gdzie jest potrzebny.

Chodzi o to, aby nie komplikować prostych spraw tylko dlatego, że bardziej skomplikowany język brzmi profesjonalnie.

Dobra komunikacja oszczędza czas nie tylko odbiorcy, ale również nadawcy.

5. Komunikuj się najkrótszą drogą

Kolejna zasada brzmi: informacja powinna przepływać możliwie najkrótszą drogą.

Z perspektywy personal effectiveness oznacza to jedno:

jeżeli czegoś potrzebujesz od konkretnej osoby, skontaktuj się z nią bezpośrednio.

Każdy dodatkowy pośrednik to:

• kolejne opóźnienie,
• dodatkowa wiadomość,
• możliwość błędnej interpretacji,
• następny punkt wymagający follow-upu.

Oczywiście istnieją sytuacje wymagające formalnej ścieżki decyzyjnej.

Nie każda komunikacja jej jednak potrzebuje.

Sam często widzę sytuacje, w których temat krąży pomiędzy kilkoma osobami, podczas gdy pięciominutowa rozmowa dwóch właściwych ludzi rozwiązałaby go natychmiast.

To dobra zasada szczególnie w przypadku niewielkich problemów operacyjnych.

Nie optymalizuj łańcucha komunikacji. Najpierw sprawdź, czy w ogóle jest potrzebny.

6. Podążaj za logiką, nie za regułami

To jedna z najbardziej wartościowych zasad z całego zestawu.

Często pytamy:

„Jak mogę robić to szybciej?”

Lepsze pytanie brzmi:

„Czy w ogóle powinienem to robić?”

To ogromna różnica.

W efektywności osobistej bardzo łatwo optymalizować zadania, które powinny zostać usunięte.

Tworzymy lepszy arkusz.

Automatyzujemy raport.

Budujemy bardziej zaawansowany workflow.

Dodajemy kolejną aplikację.

Tymczasem czasami najlepszym rozwiązaniem jest przestać wykonywać dane zadanie.

Dobra kolejność powinna wyglądać tak:

1. Eliminuj.
2. Upraszczaj.
3. Deleguj.
4. Automatyzuj.
5. Dopiero na końcu optymalizuj własną pracę.

Nie ma większego sensu automatyzowanie procesu, którego nikt już nie potrzebuje.

Najbardziej efektywne zadanie to czasami zadanie, którego przestałeś wykonywać.

Najczęstsze błędy w zarządzaniu spotkaniami

Problem spotkań rzadko wynika z jednego wielkiego błędu.

Najczęściej jest efektem dziesiątek małych decyzji.

Do najczęstszych należą:

• automatyczne przyjmowanie każdego zaproszenia,
• brak określonego celu spotkania,
• zapraszanie uczestników „dla informacji”,
• ustawianie domyślnie 60 minut zamiast 30,
• brak decyzji i ownera po spotkaniu,
• organizowanie spotkania zamiast napisania krótkiej wiadomości,
• utrzymywanie cyklicznych spotkań bez okresowego przeglądu,
• brak bloków czasu na pracę wymagającą koncentracji.

Szczególnie niebezpieczny jest jeden mechanizm.

Spotkania zaczynają wypierać właściwą pracę, więc pracę wymagającą skupienia wykonujemy późnym popołudniem lub wieczorem.

W efekcie kalendarz wygląda na pełny, ale realna praca przesuwa się poza normalny dzień.

Jeżeli regularnie musisz „nadrobić swoją pracę” po zakończeniu spotkań, problemem prawdopodobnie nie jest Twoja produktywność, ale konstrukcja kalendarza.

15-minutowy audyt własnego kalendarza

Nie trzeba budować nowego systemu zarządzania czasem.

Na początek wystarczy jeden prosty eksperyment.

W piątek otwórz kalendarz z ostatniego tygodnia.

Każde spotkanie oznacz jako:

A – wartościowe

Pomogło podjąć decyzję, rozwiązać problem lub przesunąć ważny temat do przodu.

B – konieczne

Nie było szczególnie wartościowe, ale musiało się odbyć.

C – do eliminacji

Mogło zostać skrócone, odwołane albo zastąpione inną formą komunikacji.

Następnie odpowiedz sobie na sześć pytań:

• Które spotkanie mogłem odrzucić?
• Które mogło trwać o połowę krócej?
• Na którym byłem tylko dla informacji?
• Co mogło zostać załatwione przez e-mail lub Teams?
• Z którego spotkania mogłem wyjść wcześniej?
• Które cykliczne spotkanie mogę usunąć w przyszłym tygodniu?

[MIEJSCE NA GRAFIKĘ/WYKRES: „Audyt kalendarza – A/B/C” z trzema kategoriami: wartościowe / konieczne / do eliminacji]

Nie próbuj odzyskać od razu dziesięciu godzin. Zacznij od jednej godziny tygodniowo.

Jak mierzyć efektywność własnego kalendarza?

Nie wszystko musi mieć KPI.

Ale kilka prostych liczb może być bardzo użytecznych.

1. Godziny spotkań tygodniowo

Sprawdź, ile czasu zajmują spotkania.

Nie oceniaj jeszcze wyniku. Najpierw po prostu poznaj liczbę.

2. Godziny Deep Work

Ile godzin tygodniowo możesz pracować bez spotkań, Teamsów i ciągłego przełączania uwagi?

Dla wielu osób właśnie ten wskaźnik jest dużo ważniejszy niż liczba wykonanych zadań.

3. Udział czasu na priorytety

Jaki procent tygodnia przeznaczyłeś na trzy najważniejsze zadania?

Jeżeli Twoje priorytety zajmują 10% czasu, a pozostałe 90% pochłaniają reakcje i spotkania, warto przeprojektować tydzień.

4. Liczba usuniętych zobowiązań

To ciekawy wskaźnik.

Nie mierz tylko tego, co zrobiłeś.

Mierz również to, z czego świadomie zrezygnowałeś.

Najważniejsza zasada: chroń uwagę, nie tylko czas

Często mówimy o zarządzaniu czasem.

W rzeczywistości równie ważne jest zarządzanie uwagą.

Godzina wolnego czasu podzielona pomiędzy cztery rozmowy, Teamsy i szybkie odpowiedzi na maile nie jest tym samym co godzina nieprzerwanej pracy.

Każde przełączenie kontekstu ma koszt.

Dlatego warto budować kalendarz nie tylko wokół dostępnych godzin, ale również wokół rodzaju pracy.

Spotkania można grupować.

Pracę wymagającą koncentracji można blokować.

Komunikację można wykonywać partiami.

To właśnie tutaj zasady Muska łączą się z Deep Work, Getting Things Done i innymi systemami personal effectiveness.

Nie chodzi o to, aby wykonywać coraz więcej.

Chodzi o stworzenie warunków, w których najważniejsze rzeczy rzeczywiście mogą zostać wykonane.

6 zasad, które warto zastosować od jutra

Z całego podejścia Muska zabrałbym sześć prostych reguł:

1. Nie uczestnicz w dużych spotkaniach bez konkretnego powodu.
2. Regularnie przeglądaj i usuwaj spotkania cykliczne.
3. Jeżeli przestałeś wnosić wartość, nie bój się wyjść.
4. Komunikuj się jasno i prostym językiem.
5. Docieraj możliwie najkrótszą drogą do właściwej osoby.
6. Zanim zoptymalizujesz zadanie, sprawdź, czy w ogóle powinieneś je wykonywać.

Najważniejszy wniosek jest jednak jeszcze prostszy.

Efektywność osobista nie polega na tym, aby upchnąć więcej zadań do kalendarza. Polega na ochronie czasu i uwagi przed rzeczami, które nie zasługują na jedno ani na drugie.

Na początek nie zmieniaj całego systemu pracy.

Otwórz swój kalendarz.

Znajdź jedno spotkanie, które nie powinno się odbyć.

I usuń je.

A Ty?

Gdybyś dzisiaj miał usunąć jedno cykliczne spotkanie ze swojego kalendarza, które wybrałbyś jako pierwsze?