Optymalizacja kosztów w magazynie.
9 obszarów i metod optymalizacji procesów i kosztów.

Patrząc okiem laika na działanie magazynu czy centrum dystrybucji, wydawać się może że wszystko działa sprawnie i optymalnie. Rzadko kiedy tak jest w rzeczywistości. Zawsze w procesach magazynowych możliwa jest dalsza optymalizacja kosztów magazynu oraz działań realizowanych wewnątrz takiego obiektu. Jeżeli zarządzasz takim obiektem jak magazyn czy centrum dystrybucji, na pewno bardzo dobrze zdajesz sobie sprawę jak skomplikowane i liczne procesy odbywają się w magazynie i jak duże znaczenie mają dla każdej organizacji.

Optymalizacja kosztów w magazynie oraz procesów w nim zachodzących, bardzo często wymaga dbałości o detale i szczegóły. Skuteczne zarządzanie centrum dystrybucji wymaga odpowiedniego balansowania pomiędzy aspektami ludzkimi, wdrażaniem technologii i automatyzacją procesów a dążeniem do realizacji często bardzo wyśrubowanych celów stawianych w obszarze magazynowania..

Poniżej opisuję kilkanaście obszarów i wskazówek do wdrożenia już od dzisiejszego dnia dzięki którym magazyn będzie działał znacznie lepiej i wydajniej.

Bezpieczeństwo pracy w magazynie. Priorytet # 1!

Bezpieczeństwo pracy w magazynie musi być najwyższym priorytetem, bez wyjątków. Nie chodzi tu o modny slogan, motto firmy na ładnych slajdach w prezentacji. Troska o bezpieczeństwo pracowników i ich środowiska pracy musi być prawdziwym, realnym i najwyższym priorytetem.

Na każdym kroku, w każdym zakątku magazynu, każdy pracownik musi mieć pewność, że pracuje w bezpiecznym miejscu i co najważniejsze: sam musi dbać i czuć odpowiedzialność za bezpieczeństwo swoje i innych.

Od tego nie ma wyjątków. Sytuacja, w której niższa niż zakładana wydajność, mniejsza ilość załadowanych czy rozładowanych jednostek, wypełnienie magazynu powyżej założonych wskaźników nie może być żadnym wytłumaczeniem i wyjątkiem od zasady: bezpieczeństwo pracy w magazynie jest najważniejsze.

Zapobiegaj stratom, otwartość i odwaga w zgłaszaniu nieprawidłowości.

Możesz żyć w przeświadczeniu, że dobrze znasz swój zespół, jesteś blisko z pracownikami, często znacie się latami i rozmawiacie na różne tematy.

Zastanów się, czy masz pewność, że w sytuacji w której inwentaryzacje wykażą duże braki w zapasach, ktoś Ci to zgłosi? Czy taka sytuacja wystarczy żeby pracownik miał możliwość otwarcie i/lub anonimowo zgłosić zauważone nieprawidłowości, np. kradzieże?

Pracownicy powinni mieć możliwość także anonimowego zgłaszania kradzieży czy nieprawidłowości co często może rozwiązać problem.  W celu zapobiegania nadużyciom i nieuczciwości organizacje coraz częściej wprowadzają tzw.  „Whistleblowing”  Whistleblowing (ang. dmuchanie w gwizdek) – pojęcie to cieszy się coraz większą popularnością, a oznacza specyficzną formę (dosłownie) donosu (Encyklopedia Zarządzania).

Słowem „whistleblower” można więc określić osobę, która sygnalizuje i zgłasza zachowania niezgodne z prawe, nieetyczne. W języku polskim trudno dobrać jest odpowiednie określenie na taką osobę, ponieważ słowo donosiciel kojarzy się zdecydowanie negatywnie.  (Encyklopedia Zarządzania)

W obecnej sytuacji rynkowej związanej z dużą rotacją pracowników, organizacja magazynu powinna funkcjonować w myśl zasady: „Ufaj, ale kontroluj”. Narzędzia weryfikacji i kontroli pełnią bardzo ważną funkcję prewencyjną w obliczu kradzieży i oszustw.

Zapytaj dostawców o ich opinie.

Informacja pochodząca od dostawców to bardzo często niedoceniany aspekt w poszukiwaniu optymalizacji pracy w magazynie.

W każdym magazynie jest wyposażenie pochodzące od wielu różnych dostawców, począwszy od producentów regałów, wózków, barier ochronnych, odzieży, kontenerów, transporterów itd….

Każdy z tych dostawców miał okazję widzieć wcześniej dziesiątki innych lokalizacji. Często Ci sami dostawcy byli angażowani już w projekty optymalizacyjne lub widzieli rozwiązania z innych magazynów. Jest bardzo duża szansa, że nie w pełni wykorzystujesz wyposażenie magazynu oraz  posiadane zasoby i urządzenia.

Zaangażuj się w rozmowę ze swoimi dostawcami, zapytaj ich o zdanie. Jeżeli zaczniesz od ogólnego pytania „co poprawić?” bardzo często będzie zdawkowa odpowiedź w stylu „wszystko działa”. Dostawca powinien zostać aktywnie włączony w procesy zachodzące w Twoim magazynie. Jeżeli dostawca poczuje się współodpowiedzialny za wyniki, jego zaangażowanie będzie większe, a to spowoduje, że jakość jego informacji powinna być znacznie wyższa.

Pokaż, jakie masz problemy w magazynie. Taka otwartość bardzo często się opłaci a wiedza i praktyczne rozwiązania są często na wyciągnięcie ręki.

Masz plan? to raz jeszcze sprawdź plan….

Bardzo duża  część biznesów charakteryzuje się dużą zmiennością i sezonowością. W ciągu roku mogą wystąpić miesiące, gdy magazyn jest bardzo mocno niedociążony i „na siłę” szukasz zajęcia dla pracowników. W innych okresach zapotrzebowanie na dodatkowe operacje magazynowe znacznie przekracza możliwości dostępnej kadry i sprzętu. Popatrz na planowaną pracę magazynu w dłuższym horyzoncie czasowym i z większym wyprzedzeniem. Zapewnij sobie informację na temat planowanej skali aktywności z innych zespołów w Twojej organizacji. Działy handlowe, komercyjne, planiści sprzedaży i zapasu powinny w ramach długoterminowej prognozy (np. S&OP) dostarczyć te informacje.

Raz jeszcze przeanalizuj min roczny plan aktywności magazynu. Być może przesunięcie części produktów w inne miejsca magazynowe czy reorganizacja regałów / miejsc składowania  pozwolą na wyłączenie części powierzchni magazynowej gdy nie jest potrzebna. Może się okazać, że część operacji magazynowych powinna być wykonywana przez zewnętrzną firmę (outsourcing operacji), a wtedy dostawca zadba o lepsze wykorzystanie zasobów wykorzystując efekty synergii?

Takie podejście kwestionowania dotychczasowego modelu i „status quo” pozwala dostrzegać nieoczywiste rozwiązania obniżające koszty lub zwiększyć efektywność działania magazynu.  

Konserwacja i  przeglądy techniczne.

Lepiej zapobiegać niż leczyć. Analogicznie jak z naszym zdrowiem podobnie jest ze sprawnym działaniem magazynu. Każde urządzania działające w magazynie powinno być poddawane regularnym przeglądom i badaniom technicznym. Każde urządzanie powinno mieć przygotowaną i dostępną listę działań i czynności do wykonania w ramach serwisu i konserwacji.

Dużo łatwiej (i na pewno taniej) zrealizować działania serwisowe w trakcie planowanej przerwy w funkcjonowaniu magazynu niż jakaś maszyna czy proces ma się zatrzymać w trakcie wzmożonej aktywności magazynu.

Wspomniałem o konserwacji i serwisie urządzeń, ale podobnemu przeglądowi powinien być poddany sam budynek i tzw. części stałe jego wyposażenia. Zapobieganie i prewencja to nie tylko kwestia bezpieczeństwa. Będziesz w stanie przewidzieć ryzyko przestojów, masz szansę dostrzec potencjalne problemy już na etapie ich rozwoju w początkowej fazie.

Zbieraj dane, najlepiej automatycznie.

Człowiek – najbardziej zawodna maszyna? W procesach magazynowych bardzo często spotykane jest dążenie do automatyzacji procesów. Z jednej strony taka zmiana przynosi redukcję kosztów i równocześnie eliminujemy często zawodne działania człowieka. Szczególnie w sytuacji, kiedy staramy się robotyzować i automatyzować zbieranie danych, które są następnie wykorzystywane do dalszych wnikliwych analiz. Błąd w danych wprowadzonych ręcznie przez pracownika magazynowego do systemu może mieć daleko idące skutki.

Wyobraźmy sobie, że wyślemy jakiś szkodliwy / zablokowany / wycofany produkt do konsumenta ze względu na fakt wprowadzonych błędnie do systemu WMS (Warehouse Managmenet System) etykiet produktowych…

Niekorzystne konsekwencje potrafią rosnąć w lawinowym tempie. Jeśli tylko jest taka możliwość (i biznesowa zasadność) warto proces automatyzować. Sprawdź opcję wdrożenia etykiet paletowych, kodów RFID, kodów kreskowych, automatyzacji (voice / light) pickingu.

A gdyby tak  każdy z pracujących w magazynie wózków widłowych był wyposażony w sygnał GPS wraz z systemem analitycznym, który pokaże czasy przestojów i nieefektywności. Korzyści z wdrożenia będą ogromne.

Rozwiązania zapewniające dostęp do danych, automatyzujące ich zbierani i analizę są już powszechnie dostępne i niedrogie we wdrożeniu. Tutaj uwaga na pułapkę: same dane są często bezwartościowe. Dopiero wykorzystane dane i wnioski z nich płynące stanowią klucz do usprawnień.

Strefa zwrotów  to cenne informacje

Jaka jest najszybsza droga do sprawdzenia co nie działa w magazynie / centrum dystrybucji? Przyjrzyj się otrzymywanym reklamacjom i strefie zwrotów do magazynu.

Strefa zwrotów to obszar, który bardzo często jak na dłoni pokazuje które procesy nie działają w magazynie.

Czy przyczyną zwrotów są krótkie terminy ważności? Jaka jest jakość opakowań zbiorczych / kartonów  / zwracanych produktów? Czy widzisz tu jakieś zależności i powtarzające się reguły zwrotów?

Zwroty i reklamacje dają wiedzę o potencjalnych nieefektywnościach funkcjonowania magazynów, ale to także miejsce, które ku zaskoczeniu może dać pewne oszczędności? Czy zwrócony produkt jest dobry, a jedynie opakowanie zbiorcze wymaga wymiany? Zbyt krótki termin przydatności dla jednego odbiorcy może być w zupełności wystarczający dla innego odbiorcy.

Nie traktuj strefy zwrotów jako strefy problemów. Potraktuj ten obszar jako źródło cennej wiedzy, a także częściowej optymalizacji kosztów.

Inwentaryzacja może zrobić się sama.

Skojarzenia z dniem inwentaryzacją są często podobne… Znowu trzeba zostać w nadgodzinach albo poświęcić weekend ponieważ właśnie wtedy w magazynie zatrzymują się procesy. Mobilizacja całej firmy, dziesiątki osób często nie związane w ogóle z magazynem, ale zmobilizowane przez szefa muszą „tracić czas” na liczenie palet w magazynie… Zmęczenie, kurz, brud a końca nie widać?

Do procesu Inwentaryzacji w magazynie firmy mają praktycznie zawsze negatywne nastawienie i często traktują ten obowiązek jako stratę czasu i zło koniecznie. Bo przecież wszystko działa tak?

Sposobów na zoptymalizowanie procesu jest bardzo dużo dzięki wdrożeniu nowoczesnych rozwiązań w magazynie. Najbardziej oczywiste to oczywiście korzystanie z etykiet paletowych i ich automatyczne skanowanie w czasie inwentaryzacji. Nie wszyscy ufają etykiecie, bo przecież możliwe są sytuacje, w których etykieta jest błędna. Tak, ale takie błędy powinny być eliminowane przede wszystkim w czasie przyjęcia ale także wydania produktu z magazynu.

Możliwe do wprowadzenia są także: inwentaryzacje cykliczne, ciągłe, inwentaryzacje pustych miejsc, inwentaryzacje tylko palet z rotacją itd. Zaawansowane systemy WMS są w stanie automatycznie przeliczać na podstawie wysłanych ilości kartonów ile jeszcze opakowań powinno pozostać w danej lokalizacji wysyłkowej. Wymienione wyżej rozwiązania wymagają posiadania systemów klasy WMS, ich developmentu i inwestycji w ich funkcjonalność. Jeżeli skorzystamy z tych rozwiązań, duża część inwentaryzacji może zrobić się sama a czas fizycznego liczenia ograniczy się do minimum.

Jaka jest przyszłość inwentaryzacji? Już teraz część firm np. korzysta z dronów które wyposażone w kamery i czytniki etykiet paletowych są w stanie w szybki, bezpieczny i precyzyjny sposób przeprowadzić proces inwentaryzacji. Inwentura zza biurka? Czysta przyjemność ; )

Nic nie jest pewne.

Jak mawiał klasyk Heraklit z Efezu:

„Jedyną stałą rzeczą w życiu jest zmiana”.

Szczególnie w obecnych czasach gdy tempo zmian w otaczającej nas rzeczywistości jest tak ogromne. Mimo że mamy świadomość dynamicznych zmian, to naturalną kwestią jest poszukiwanie pewnych stałych i założeń,  na których budujemy obraz przyszłości. Taka sytuacja może uśpić naszą czujność i prowadzić do spadku wyników.

Rzeczywistość każe nam jednak nieustannie rozwijać i optymalizować procesy, jeśli chcemy żeby funkcjonowanie magazynu odbywało się w sprawny i ciągły sposób. Konieczna jest szeroka perspektywa, czasem spojrzenie na operacje z zupełnie innej perspektyw. Zmieniają się prognozy, zmieniają się klienci i ich oczekiwania, konkurencja oraz ich Łańcuch Dostaw również zmienia się dynamicznie budując przewagę konkurencyjną czy budując dodatkową wartość do klienta.

Jeżeli widzisz szanse obniżenia kosztów, przyśpieszenia lub usprawnienia procesu, nawet jeśli zmiana wydaje się mała i z pozoru nie wnosząca poprawy – zrób to już dziś.

Podzielisz się swoją opinią?

Jakie metody optymalizacji i obniżania kosztów magazynie znasz i sprawdzają się u Ciebie?

Podziel się swoim zdaniem, zapraszam do komentowania.

Jeżeli podobał Ci się ten post zapisz się do newsletter i bądź